Anforderungs- und Lagersystem für Arbeitskleidung

Tools: Power Apps · SharePoint · Power Automate · Encodian

Das Arbeitskleidungsverwaltungssystem wurde entwickelt, um den gesamten Prozess der Arbeitskleidungsanforderung, Genehmigung und Ausgabe zu digitalisieren und zu automatisieren. Früher mussten Mitarbeiter für jede Bestellung ein Papierformular mehrmals ausdrucken, ausfüllen, unterschreiben und einscannen, ein langsamer, sich wiederholender und fehleranfälliger Prozess. Die neue Lösung ersetzt diesen Ablauf durch zwei verbundene Power Apps und vereint Lagerverwaltung, Ausgabe und Bestellmanagement in einem nahtlosen System.

Problemstellung

Der vorherige Prozess basierte vollständig auf manueller Papierarbeit und Excel-Tabellen.

Mitarbeiter füllten gedruckte PDF-Formulare aus, die zwei physische Unterschriften benötigten, bevor eine Bestellung bearbeitet werden konnte.
Die Formulare wurden mehrfach zwischen Abteilungen hin- und hergesendet, was zu doppelter Arbeit und häufigen Verzögerungen führte.
Genehmigte Dokumente wurden manuell in SharePoint hochgeladen, um sie zu archivieren.
Die Lagerverwaltung erfolgte in einer Excel-Datei, ohne Echtzeit-Bestandsverfolgung oder automatische Nachbestellung.

Dieser Ablauf war ineffizient, erzeugte unnötig viel Papierarbeit und erschwerte es, einen klaren Überblick über Lagerbestände, offene Anfragen und ausgegebene Kleidung zu behalten.

Meine Rolle

Ich war der alleinige Entwickler und Projektverantwortliche und zuständig für den gesamten Lebenszyklus – von der Anforderungsanalyse bis zur Bereitstellung und Schulung.

Beide Power Apps von Grund auf entworfen und entwickelt
Mehrere verbundene SharePoint-Listen und Workflows erstellt
Dynamische Filterung für Artikel und Lagerlogik implementiert
Genehmigungs-, Nachbestell- und PDF-Erstellungsprozesse automatisiert
Die komplette Lösung in allen Unternehmensbereichen bereitgestellt und getestet

Prozess

Als alleiniger Entwickler war ich für die komplette Neugestaltung und digitale Umwandlung des Arbeitskleidungsprozesses verantwortlich. Das Projekt wurde in zwei Apps aufgeteilt:

Anforderungsapp, wird von allen Mitarbeitern genutzt (≈200–300 Benutzer)

Mitarbeiter wählen Kleidungsartikel, Größen und Mengen aus einem dynamischen Katalog aus.
Anfragen werden automatisch über Power Automate zur Genehmigung weitergeleitet.
E-Mail-Benachrichtigungen werden bei Genehmigungen, Ablehnungen oder Rückfragen versendet.

Admin- & Lager-App, wird vom Verwaltungspersonal genutzt (≈2 Benutzer)

Verwaltet die Ausgabe und Rückgabe von Kleidungsstücken.
Zeigt den aktuellen Lagerbestand in Echtzeit an und verfolgt alle ausgegebenen Artikel.
Reduziert den Bestand automatisch bei der Ausgabe.
Erstellt automatisch PDF-Übergabeprotokolle über Encodian im Unternehmensdesign.
Löst automatisch Nachbestellungen aus, wenn Artikel knapp oder nicht mehr verfügbar sind.

Alle Prozesse sind jetzt vollständig digital, und die Daten fließen direkt zwischen den SharePoint-Listen, um Konsistenz zwischen Anfragen, Genehmigungen und Lagerbestand zu gewährleisten.

Lösung

Die Lösung wurde mit der Microsoft Power Platform entwickelt und integriert:

Power Apps für die benutzerorientierte Anforderungsapp und die Admin-/Lager-App.
SharePoint als zentrale Datenbank für Kleidungsartikel, Anfragen, Genehmigungen und Bestände.
Power Automate für Genehmigungsprozesse, Benachrichtigungen und automatische Nachbestellungen.
Encodian für die Erstellung von PDF-Übergabeprotokollen und Bestelldokumentationen.

Das System enthält intelligente Filter- und Lookup-Logik, um sicherzustellen, dass den Benutzern nur verfügbare Kleidungsstücke angezeigt werden und Administratoren ausgegebene oder offene Artikel sofort nachverfolgen können.
Alle Dokumentationen folgen den Corporate-Design-Richtlinien des Unternehmens.

Ergebnisse

Die Einführung des neuen Arbeitskleidungsverwaltungssystems ersetzte einen vollständig manuellen, papierbasierten Prozess durch eine moderne, integrierte digitale Lösung.

Papierformulare, Drucken und Scannen vollständig abgeschafft
Bearbeitungszeit für Bestellungen von Tagen auf Minuten reduziert
Echtzeit-Bestandsverfolgung und automatische Nachbestellungen ermöglicht
Ausgabe und Rückgabe von Kleidung mit digitalen PDF-Protokollen vereinfacht
Verwaltungsaufwand deutlich reduziert und Transparenz erhöht

Heute wird das System von über 200 Mitarbeitern für Kleidungsanfragen und von 2 Administratoren für Lager- und Verteilungsmanagement genutzt – mit schnelleren Abläufen, höherer Datengenauigkeit und vollständiger digitaler Nachverfolgbarkeit.