Projektbeschreibung

IT-Hardware Übergabeprotokoll

Tools: Power Apps · SharePoint · Power Automate · Encodian · N8N

Das IT-Hardware-Übergabeprotokoll wurde entwickelt, um den Prozess der Ausgabe und Rückgabe von IT-Geräten im Unternehmen zu standardisieren und zu automatisieren. Die bisher genutzte Software war teuer, nicht mit der Microsoft 365-Umgebung verbunden und ihre Lizenz wurde nicht verlängert. Die neue Power-Platform-Lösung bietet einen vollständig integrierten, digitalen Prozess zur Verwaltung von IT-Hardware-Übergaben, mit genauer Dokumentation, einfacherem Zugriff und direkter Einbindung in bestehende Systeme.

Problemstellung

Die IT-Abteilung nutzte zuvor ein externes Übergabetool, das aufgrund hoher Lizenzkosten und fehlender Integration in die M365-Umgebung des Unternehmens nicht mehr tragbar war.
Hauptprobleme waren:

  • Keine Synchronisierung mit den Unternehmensnutzerdaten (manuelle Eingabe erforderlich)
  • Eingeschränkte Gerätekompatibilität und lokale Datenspeicherung (Protokolle konnten nur auf demselben Gerät bearbeitet werden)
  • Kein automatischer Upload und keine Verknüpfung mit Personalverwaltungssystemen
  • Umständliche und uneinheitliche Erfassung von Unterschriften und Dokumenten

Dadurch war es schwierig, den Überblick zu behalten, wer welches Gerät erhalten oder zurückgegeben hatte. Das führte zu Compliance-Risiken und verlangsamte die Onboarding- und Offboarding-Prozesse.

Meine Rolle

Ich war alleiniger Entwickler und Prozessdesigner und verantwortlich für den gesamten Lösungslebenszyklus – von der Anforderungsanalyse und Prozessmodellierung bis hin zur Bereitstellung und Wartung.

  • Power App und automatisierte Flows entworfen und entwickelt
  • Entra-ID-Synchronisierung für Benutzerdaten integriert
  • Validierungslogik und Fehlerbehandlung implementiert
  • n8n-Workflow für automatische Uploads erstellt
  • Mit HR und Management abgestimmt, um Prozesse und Dokumentstruktur zu vereinheitlichen

Prozess

Als alleiniger Entwickler habe ich den bestehenden Ablauf analysiert und einen neuen, vollständig digitalen Prozess entworfen, der manuelle Schritte eliminiert und gleichzeitig die Einhaltung interner Standards sicherstellt.
Der neue Ablauf funktioniert wie folgt:

  1. Benutzerauswahl: Die App lädt automatisch die Benutzerdaten aus Microsoft Entra ID, wodurch manuelle Eingaben minimiert werden.
  2. Geräteauswahl: Das IT-Personal wählt das entsprechende Gerät (Laptop, Handy usw.) zur Ausgabe oder Rückgabe aus.
  3. Unterschriftenerfassung: Sowohl der Mitarbeiter als auch das IT-Personal unterschreiben digital direkt in der App.
  4. PDF-Erstellung: Das ausgefüllte Protokoll wird automatisch über Encodian im Corporate Design des Unternehmens erstellt.
  5. Dokumenten-Upload: Das Protokoll wird automatisch in SharePoint hochgeladen und anschließend über einen n8n-Workflow in das Personalverwaltungssystem übertragen.
  6. Wiederverwendbarkeit: Angefangene Protokolle können pausiert und später von jedem Gerät aus fortgesetzt werden – im Gegensatz zum alten System, das gerätegebunden war.

Lösung

Die neue Protokolllösung wurde auf der Microsoft Power Platform aufgebaut und mit Automatisierungserweiterungen ergänzt:

  • Power Apps für die Übergabe-/Rückgabeoberfläche und Unterschriftenerfassung
  • SharePoint für die Dokumenten- und Datenspeicherung
  • Power Automate für Logiksteuerung, Benachrichtigungen und PDF-Erstellung
  • Encodian für die Erstellung gebrandeter PDF-Dokumente
  • n8n-Integration für den automatischen Datei-Upload ins Personalverwaltungssystem

Die App enthält eine umfangreiche Validierungslogik, um unvollständige Eingaben zu verhindern. Dadurch wird sichergestellt, dass alle erforderlichen Informationen und Unterschriften vorhanden sind, bevor das Protokoll erstellt wird. Die Integration mit Microsoft Entra ID ermöglicht das automatische Abrufen von Benutzerdaten, reduziert manuelle Eingaben und sorgt für einheitliche Datensätze in allen Protokollen.

Ergebnisse

Die neue Lösung ersetzte ein teures, isoliertes Drittanbieter-Tool durch einen vollständig integrierten, Microsoft-basierten Workflow.

  • Digitaler Übergabeprozess in die M365-Umgebung des Unternehmens integriert
  • Automatische Synchronisierung mit Benutzerdaten über Entra ID
  • Vollständige Abschaffung manueller Dokumenten-Uploads
  • Protokolle können auf jedem Gerät erstellt, pausiert und abgeschlossen werden
  • Verbesserte Datengenauigkeit und kürzere Eingabezeiten
  • Automatische Übertragung der finalen Dokumente ins Personalverwaltungssystem über n8n

Die App wird derzeit von etwa 10 IT-Mitarbeitern genutzt und ist zu einem zentralen Bestandteil der Onboarding- und Offboarding-Prozesse geworden. Sie verbessert Transparenz, Compliance und die Geschwindigkeit der IT-Geräteverwaltung.