Projektbeschreibung

Fuhrparkmanagement

Tools: Power Apps · SharePoint · Power Automate

Das Fahrzeugreservierungs- und Verwaltungssystem wurde entwickelt, um den gesamten Fahrzeugbuchungs- und Verwaltungsprozess des Unternehmens zu modernisieren und zu vereinfachen. Früher haben Mitarbeiter Fahrzeuge über Outlook reserviert, während die Fuhrparkverwaltung und Fahrzeugübergaben in separaten Tools und Excel-Tabellen durchgeführt wurden. Das neue System bündelt all diese Elemente in zwei verbundenen Power Apps. Eine für Benutzer zur Fahrzeugreservierung und eine für das Management zur Verwaltung von Genehmigungen, Übergaben und Rückgaben, und bietet so ein einheitliches und automatisiertes Erlebnis im gesamten Unternehmen.

Problemstellung

Der bestehende Prozess zur Verwaltung der Firmenfahrzeuge war ineffizient und unübersichtlich.

  • Mitarbeiter mussten Autos über Outlook-Termine buchen, was zu Doppelbuchungen und Verwirrung führte.
  • Das Sicherheitspersonal verwaltete bis zu zehn verschiedene Postfächer, um jede Reservierung manuell zu genehmigen oder abzulehnen.
  • Fahrzeugübergaben und Rückgaben wurden über eine externe App abgewickelt, deren Lizenz bald auslief.
  • Fahrzeugdaten wie Kilometerstand, Werkstattbesuche und TÜV-Termine wurden manuell in Excel erfasst.

Das führte zu hohem Verwaltungsaufwand, häufigen Kommunikationsverzögerungen und geringer Übersicht über den Fahrzeugstatus oder anstehende Wartungen.

Meine Rolle

Ich war der einzige Entwickler und Projektleiter und verantwortlich für den gesamten Lebenszyklus, von der Anforderungsanalyse, Architekturplanung und Umsetzung bis hin zu Tests, Rollout und Dokumentation.

  • Beide Power Apps von Grund auf entworfen und entwickelt
  • Mehrere SharePoint-Listen und Power Automate-Flows erstellt und verbunden
  • Genehmigungslogik, dynamische Filterung implementiert
  • Mit dem Marketing für PDF- und Design-Abstimmungen zusammengearbeitet
  • Kompletten Rollout, Benutzereinführung und technischen Support durchgeführt

Prozess

Als einziger Entwickler war ich für das komplette Design und die Umsetzung des Systems verantwortlich. Ich habe die bestehenden Arbeitsabläufe analysiert, Engpässe erkannt und einen digitalen Prozess definiert, der mit minimalem manuellen Aufwand funktioniert und gleichzeitig den Unternehmensrichtlinien entspricht.

Der neue Prozessablauf sieht folgendermaßen aus:

  1. Reservierung:

    2. Mitarbeiter stellen ihre Anfragen direkt in der App; Fahrzeuge werden nach Verfügbarkeit und Typ gefiltert.

  2. Genehmigung:

    3. Berechtigte Mitarbeiter prüfen die Anfragen und genehmigen oder lehnen sie über automatische Benachrichtigungen ab.

  3. Übergabe:

    4. Die genehmigten Reservierungsdaten werden automatisch in das Übergabeformular übernommen, wodurch manuelle Eingaben reduziert werden.

  4. Rückgabe:

    5. Bei der Fahrzeugrückgabe füllt das System die Rückgabedaten automatisch vor und aktualisiert den Kilometerstand.

  5. Verwaltung:

    6. Das Fuhrparkteam pflegt Fahrzeugdaten wie TÜV-Erinnerungen, Serviceeinträge und Statusupdates im selben System.

Alle PDF-Übergabe- und Rückgabeprotokolle folgen dem Corporate Design des Unternehmens und verwenden Layouts aus der Marketingabteilung.

Lösung

Das System wurde komplett auf der Microsoft Power Platform aufgebaut und kombiniert:

  • Power Apps für die Reservierungs- und Verwaltungs-Apps
  • SharePoint für die strukturierte Datenspeicherung (Fahrzeuge, Reservierungen, Protokolle)
  • Power Automate für Genehmigungsabläufe, E-Mail-Benachrichtigungen und Datenaktualisierungen
  • Encodian für die PDF-Erstellung und Dokumentenverwaltung

Zu den Hauptfunktionen gehören die dynamische Fahrzeugverfügbarkeitsfilterung, der automatische Datentransfer zwischen Reservierung und Übergabe sowie die automatische Aktualisierung von Kilometerständen und TÜV-Terminen.
Auch wenn kein Offline-Modus oder responsives Layout erforderlich war, wurden beide Apps für die Nutzung auf Desktop- und Tablet-Geräten im Unternehmensumfeld optimiert.

Ergebnisse

Die Einführung des neuen Systems hat sowohl die Benutzer- als auch die Verwaltungsprozesse deutlich verbessert:

  • Manuelle Prozesse über Outlook und Excel vollständig entfernt
  • Verwaltungsaufwand durch automatischen Datentransfer reduziert
  • Übergabe- und Rückgabeprozesse vereinfacht, Zeit gespart und Datenfehler vermieden
  • Mehr Transparenz für Benutzer, um eigene Reservierungen einzusehen und zu verwalten
  • Alle Fuhrparkaufgaben, inklusive Erinnerungen für TÜV, Wartung und Fahrzeugverfügbarkeit, in einem einheitlichen System zentralisiert

Die Lösung wird nun von etwa 200–300 Mitarbeitern für Reservierungen und von 5 Mitarbeitern in der Fuhrparkverwaltung genutzt und bildet eine nachhaltige und skalierbare Grundlage für die zukünftigen digitalen Prozesse des Unternehmens.