Projektbeschreibung

Azubi Onboarding

Tools: MDM · Power Apps · Active Directory · Entra ID

Jedes Jahr begrüßt das Unternehmen zwischen 10 und 20 neue Auszubildende in verschiedenen Abteilungen. Jeder Auszubildende erhält ein iPad sowie Zugriff auf interne Power-Apps-Lösungen, die für Anwesenheit, Urlaubsanträge, Krankmeldungen und Wochenberichte genutzt werden. Der Onboarding-Prozess stellt sicher, dass alle Auszubildenden ab dem ersten Tag vollständig ausgestattet, eingerichtet und in die digitale Unternehmensumgebung eingebunden sind.

Problemstellung

Bevor der Onboarding-Prozess zentralisiert wurde, erforderte die Einrichtung neuer Auszubildender eine Abstimmung zwischen mehreren Abteilungen.

  • Geräteeinrichtung, Benutzererstellung und App-Zugänge wurden getrennt voneinander verwaltet.
  • Verzögerungen und Kommunikationslücken führten häufig zu fehlenden Berechtigungen oder falschen Konfigurationen.
  • Die MDM-Registrierung und der Zugriff auf Power Apps waren nicht standardisiert, was zu uneinheitlichen Benutzererfahrungen führte.

Um einen reibungslosen Start für jede neue Azubi-Gruppe zu gewährleisten, musste der Onboarding-Prozess vereinfacht und dokumentiert werden.

Meine Rolle

Als allein verantwortliche Person für das IT-Onboarding der Auszubildenden verwalte ich den gesamten Einrichtungsprozess, von der Benutzererstellung bis zur Gerätekonfiguration und dem App-Zugriff.
Meine Aufgaben umfassen:

  • Erstellung neuer Benutzerkonten im Active Directory und Zuweisung passender Lizenzen in Entra ID
  • Vorbereitung und Registrierung der iPads über Apple Business Manager (ABM) und Sophos
  • Konfiguration von Geräteprofilen, Einschränkungen und vorinstallierten Apps
  • Sicherstellung des korrekten Zugriffs auf alle Power Apps, einschließlich der Ausbildung-App
  • Durchführung von Einführungssitzungen vor Ort mit den Auszubildenden zur Erklärung der IT-Systeme und Nutzungsrichtlinien
  • Koordination mit Personal- und Ausbildungsabteilungen zur Abstimmung von Zeitplänen und Benutzerzugängen

Diese Rolle verbindet technische Verwaltung mit direktem Benutzer-Onboarding und Schulung.

Prozess

Der Onboarding-Prozess wurde so gestaltet, dass jeder Auszubildende sofort nach Erhalt seines Geräts arbeitsbereit ist:

  1. Vorbereitung: Benutzerkonten erstellen, Lizenzen zuweisen und Zugriffsgruppen konfigurieren.
  2. Geräteeinrichtung: iPads über den Apple Business Manager registrieren und die passenden MDM-Profile anwenden.
  3. App-Zugriff: Überprüfung der Power-Apps-Berechtigungen (z. B. Ausbildung-App, IT-Kontaktformulare).
  4. Testphase: Sicherstellen, dass E-Mail-, Teams- und SharePoint-Zugriffe einwandfrei funktionieren.
  5. Übergabe & Schulung: Persönliche Einführungssitzungen durchführen, in denen Gerätnutzung, IT-Richtlinien und wichtige Apps erklärt werden.

Alle Einrichtungen werden zur späteren Nachverfolgung dokumentiert, um vollständige Transparenz und Nachvollziehbarkeit sicherzustellen.

Lösung

Die Lösung kombiniert mehrere Microsoft- und Apple-Technologien zu einem integrierten Workflow:

  • Microsoft 365 & Entra ID – für Benutzerverwaltung und Lizenzzuweisung
  • Apple Business Manager (ABM) – für die automatische Geräteanmeldung
  • Sophos MDM / NinjaOne MDM – für die Anwendung von Profilen und Richtlinien
  • Power Apps & Power Automate – für den Zugriff auf interne Tools und Kommunikationsabläufe

Diese Integration stellt sicher, dass jeder Auszubildende vor Beginn der Ausbildung ein vollständig konfiguriertes, richtlinienkonformes Gerät mit Zugriff auf alle benötigten Tools erhält.

Ergebnisse

Der neue Onboarding-Prozess schuf einen strukturierten, wiederholbaren und zuverlässigen Ablauf für die IT-Einrichtung der Auszubildenden:

  • Jährlich 10–20 Auszubildende mit standardisierten Konfigurationen eingerichtet
  • 100 % konsistente Geräteanmeldung über ABM und MDM
  • Vollständiger Power-Apps-Zugriff ab dem ersten Tag, wodurch Einrichtungsverzögerungen vermieden werden
  • Verbesserte Dokumentation und Transparenz für HR und IT
  • Positives Feedback der Auszubildenden dank eines reibungslosen und geführten Onboarding-Erlebnisses

Der Prozess dient nun als wiederholbares, jährliches Framework für zukünftige Azubi-Jahrgänge und stellt eine gleichbleibend hohe Qualität und Effizienz bei IT-Einrichtung und Benutzer-Onboarding sicher.