Projektbeschreibung

Ausbildung App

Tools: Power Apps · SharePoint · Power Automate · Encodian

Die Ausbildung-App ist eine digitale Plattform, die Auszubildende dabei unterstützt, ihre täglichen administrativen Aufgaben zu verwalten, darunter Urlaubsanträge, Krankmeldungen und das Schreiben von Wochenberichten. Sie verbindet Auszubildende, Personalabteilung und Ausbilder über automatisierte Workflows und Benachrichtigungen, reduziert manuelle Papierarbeit und verbessert die Kommunikation innerhalb des Ausbildungsprogramms.

Problemstellung

Die App war bereits zuvor im Einsatz, litt jedoch unter mehreren Problemen in Bezug auf Benutzerfreundlichkeit und Leistung.

  • Die App hatte viele ungenutzte Funktionen, die die Navigation überladen und die Benutzer verwirrt haben.
  • Die Workflows waren ineffizient, was zu verzögerten Genehmigungen und langen Bearbeitungszeiten führte.
  • Die Oberfläche entsprach nicht mehr den modernen Designstandards des Unternehmens.
  • Wartung und Skalierung waren aufgrund der komplexen, mehrseitigen Struktur schwierig.

Dadurch hatten Auszubildende Schwierigkeiten bei der Nutzung des Systems, mit unnötigen Schritten und uneinheitlicher Datenverarbeitung.

Meine Rolle

Ich habe die Verantwortung für die Ausbildung-App übernommen, um sie zu modernisieren und für die langfristige Nutzung zu optimieren.
Mein Ziel war es nicht, sie komplett neu zu entwickeln, sondern sie neu zu gestalten, zu überarbeiten und zu stabilisieren, um den aktuellen Anforderungen an Benutzerfreundlichkeit und Leistung gerecht zu werden.
Meine Aufgaben umfassten:

  • Vereinfachung der App durch das Entfernen ungenutzter Funktionen und Seiten
  • Neugestaltung der Benutzeroberfläche gemäß den CI-Richtlinien des Unternehmens
  • Optimierung der Datenflüsse und Reduzierung der Komplexität in Power Automate
  • Verbesserung der Workflows für schnellere Ausführung und höhere Zuverlässigkeit
  • Optimierung der Benutzererfahrung für Auszubildende und Personalabteilung
  • Einführung einer Microsoft Teams-Integration für Benachrichtigungen und Genehmigungen

Prozess

Ich begann mit der Analyse der bestehenden App-Struktur, um zu erkennen, welche Funktionen wichtig waren und welche entfernt werden konnten. Nach der Erfassung der Daten und Workflows erstellte ich eine überarbeitete Version mit einer übersichtlicheren Benutzeroberfläche und einer kleineren, effizienteren Architektur.
Die wichtigsten Workflow-Schritte sind jetzt:

  1. Urlaubsanträge: Auszubildende können Urlaubsanträge schnell über vereinfachte Formulare einreichen.
  2. Krankmeldungen: Krankmeldungen werden digital an die Personalabteilung gesendet – inklusive Anhang als Nachweis.
  3. Wochenberichte: Auszubildende füllen ihre Wochenberichte direkt in der App aus und reichen sie ein.
  4. Genehmigungen: HR und Ausbilder erhalten Benachrichtigungen per E-Mail und Microsoft Teams Adaptive Cards für eine schnellere Rückmeldung.

Alle Daten werden in SharePoint gespeichert und verwaltet, während Power Automate die Genehmigungs- und Benachrichtigungslogik steuert. Die Anzahl der Bildschirme wurde deutlich reduziert, was zu kürzeren Ladezeiten und einer höheren Stabilität führt.

Lösung

Die App wurde mit der Microsoft Power Platform neu aufgebaut:

  • Power Apps für die Benutzeroberfläche und Formularverwaltung
  • SharePoint als zentrale Datenquelle für Berichte, Urlaubs- und Krankmeldungen
  • Power Automate für Workflow-Logik, Genehmigungen und Teams-Benachrichtigungen
  • Encodian für PDF-Exporte und Dokumentenerstellung

Das neue Design folgt einem minimalistischen, einheitlichen Layout, das dem Corporate Design des Unternehmens entspricht. Die App läuft schneller, benötigt weniger Wartung und bietet eine bessere Übersicht über alle Prozesse.

Ergebnisse

Die optimierte Ausbildung-App bietet nun ein modernes und benutzerfreundliches Erlebnis für Auszubildende und die Personalabteilung.

  • Komplexität der App reduziert, indem ungenutzte Seiten und Funktionen entfernt wurden
  • Leistung und Stabilität durch vereinfachte Workflows verbessert
  • Schnellere Genehmigungsprozesse dank Power Automate + Teams-Integration
  • Höhere Nutzerakzeptanz und Zufriedenheit erreicht
  • Saubere, skalierbare Lösung bereitgestellt, die für zukünftige Erweiterungen geeignet ist

Heute nutzen rund 40 Personen, darunter Auszubildende, Personalabteilung und Ausbilder, das System täglich für eine transparente und effiziente Kommunikation im Ausbildungsprogramm.