Projektbeschreibung

Interne Einkaufsplattform

Tools: Plumsail · SharePoint · Power Automate

Die interne Shopping-Seite wurde entwickelt, um den Prozess zur Anforderung neuer IT-Geräte und Zubehörteile für alle Mitarbeiter der Unternehmensgruppe zu vereinfachen und zu standardisieren. Früher wurden Produktanfragen per E-Mail an den IT-Support gesendet, was zu uneinheitlichen Genehmigungsabläufen und langen Bearbeitungszeiten führte. Die neue, auf SharePoint basierende Lösung bietet einen zentralen Produktkatalog und einen automatisierten Genehmigungsprozess, der Transparenz, Schnelligkeit und vollständige Nachverfolgbarkeit gewährleistet.

Problemstellung

Bevor das neue System eingeführt wurde, reichten Mitarbeiter ihre Hardwareanfragen (z. B. für Handys, Laptops oder Monitore) direkt per E-Mail oder Ticket an die IT ein.

  • Die Genehmigungsverantwortung war unklar – Benutzer mussten E-Mails oft manuell an ihre Vorgesetzten zur Freigabe weiterleiten.
  • Der IT-Support musste viel Zeit für Rückfragen und Abstimmungen aufwenden.
  • Es gab keine einheitliche Struktur, um Anfragen zu dokumentieren oder den Fortschritt zu verfolgen.
  • Genehmigungen liefen in den einzelnen Abteilungen und Firmen unterschiedlich ab.

Dieser manuelle Prozess führte zu Verzögerungen, Verwirrung und unnötigem Arbeitsaufwand – sowohl für Antragsteller als auch für die IT-Administratoren.

Meine Rolle

Als alleiniger Entwickler war ich verantwortlich für die Gestaltung und Entwicklung der gesamten internen Shopping-Lösung – von der Planung und Struktur bis hin zur Automatisierung und Bereitstellung.
Meine Aufgaben umfassten:

  • Design der SharePoint-Seite und des Produktkatalog-Layouts
  • Einbindung von Bildern und Beschreibungen für Produkte
  • Konfiguration des Anfrageformulars mit Plumsail Forms unter Verwendung dynamischer Dropdown-Filter und Kategorien (CSS- und JavaScript-Anpassungen)
  • Erstellung mehrstufiger Genehmigungsabläufe in Power Automate
  • Integration von E-Mail-Benachrichtigungen für Genehmigungen und Statusupdates
  • Anbindung des Prozesses an die Dokumentenerstellung über Encodian

Prozess

Das Projekt führte einen klaren, geführten Workflow ein, der die bisherige ticketbasierte Kommunikation durch einen schlanken, digitalen Prozess ersetzte:

  1. Produktauswahl: Mitarbeiter durchsuchen den SharePoint-Katalog mit kategorisierten Bildern und Beschreibungen der verfügbaren Hardware.
  2. Antragseinreichung: Ein benutzerdefiniertes Plumsail-Formular ermöglicht es den Nutzern, ihre Anfragen direkt auf der Seite einzureichen.
  3. Genehmigungsablauf: Abhängig vom Produkttyp startet das System einen ein- oder zweistufigen Genehmigungsprozess über Power Automate und Teams-Genehmigungen.
  4. Benachrichtigung: Nach Genehmigung oder Ablehnung erhalten sowohl der Antragsteller als auch die IT eine E-Mail-Benachrichtigung.
  5. Dokumentation: Genehmigte Anfragen werden automatisch in SharePoint protokolliert und archiviert, um Transparenz und Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.

Das Design sorgt für eine klare Benutzererfahrung und stellt gleichzeitig die Einhaltung interner Genehmigungs- und Beschaffungsrichtlinien sicher.

Lösung

Die Lösung basiert vollständig auf Microsoft 365-Technologien:

  • SharePoint hostet den Produktkatalog und speichert alle Anfragen
  • Plumsail Forms bietet die angepasste Antragsoberfläche mit erweiterten Filtern und individuellem Styling
  • Power Automate steuert mehrstufige Genehmigungs-Workflows und Benachrichtigungen
  • Encodian erstellt standardisierte PDF-Bestätigungen für Dokumentation und Nachverfolgung

Die größte technische Herausforderung bestand darin, dynamische Dropdown-Filter und Kategorielogik innerhalb des Plumsail-Formulars mit benutzerdefiniertem CSS und JavaScript umzusetzen – um ein professionelles und responsives Benutzererlebnis für alle Anwender zu gewährleisten.

Ergebnisse

Die Einführung der internen Shopping-Seite ermöglichte einen einheitlichen und effizienten Prozess für die IT-Beschaffung in der gesamten Unternehmensgruppe:

  • Vereinfachte Hardwareanfragen für über 200–300 Benutzer
  • Verkürzte Genehmigungszeiten durch automatisierte Workflows
  • Erhöhte Transparenz und Nachverfolgbarkeit aller Anfragen
  • Verbesserte Kommunikation zwischen Mitarbeitern, Vorgesetzten und IT
  • Visuell ansprechender Katalog mit freigegebener Unternehmenshardware

Die Lösung dient nun als zentrale Plattform für alle IT-Geräteanfragen im Unternehmen und stellt sicher, dass jede Bestellung korrekt dokumentiert, genehmigt und nachverfolgt wird.